O problema
Um novo hire dispara 30+ tarefas entre IT, segurança, finanças, folha, gestor e RH. Quando feito manualmente, leva 4-8 horas por contratação, atrasa o primeiro dia produtivo e expõe a empresa a riscos (acessos esquecidos, contratos não assinados, treinamento de LGPD não realizado).
A solução
Workflow disparado no momento da assinatura do contrato que executa em paralelo:
- E-mail corporativo provisionado (Google Workspace / Microsoft 365)
- Contrato CLT/PJ enviado para assinatura digital (DocuSign / D4Sign)
- Acessos a Slack, Notion, GitHub, Figma criados via SCIM API
- Notebook agendado para entrega (DHL/Mensageiro) com tracking
- Treinamento LGPD obrigatório programado para dia 3
- Welcome kit (caneca, livro, manual) liberado para shipping
- Manager recebe checklist de "primeiro café" e templates de 30/60/90
Métricas em produção
| Cliente | Vertical | Antes | Depois | Headcount RH |
|---|---|---|---|---|
| EdTech B2B | Educação | 4h por contratação | 30 minutos de revisão | 1 → escalou de 8 para 35 contratações/mês |
| Fintech SaaS | Finanças | 6h por contratação | 45 minutos de revisão | 2 → escalou para 60 contratações/mês sem novos |
| Clínica nacional | Saúde | 5h por contratação | 1h de revisão | reduziu 1 FTE de RH-ops |
O que vem incluso
- Workflow n8n versionado e auditável (não é black box)
- Integrações pré-construídas: Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Notion, GitHub
- Assinatura digital: DocuSign, D4Sign, ZapSign
- Folha: Gusto, Convenia, Sólides, Pontomais
- Painel admin com timeline de cada hire e fila de "aguardando humano"
- Compliance LGPD: logs auditáveis de cada provisão/desprovisão de acesso
Como funciona tecnicamente
[Contrato assinado] → Webhook → [n8n orchestrator]
├─ SCIM API → Slack, Notion, GitHub
├─ Google Workspace Admin SDK → e-mail
├─ DocuSign API → contratos secundários
├─ Folha API → cadastro CLT
└─ Slack → notify gestor + welcome message
Offboarding também incluso
Mesmo workflow no reverso quando colaborador é desligado. revoga todos os acessos em menos de 5 minutos após confirmação. Crítico para compliance e segurança.
Tempo de implementação
2-3 semanas:
- Sprint 1: mapeamento dos 30+ steps + provisionadores principais (Google, Slack)
- Sprint 2: integrações secundárias + painel admin
- Sprint 3: workflow de offboarding + testes em produção
FAQ
Funciona com nosso ERP de RH? Adapters prontos para Gusto, Convenia, Sólides, Senior, TOTVS RM, ADP, Pontomais. ERP custom: 2-4 dias de integração via REST API ou SFTP scheduler.
E se a contratação for PJ? Workflow paralelo para PJ. sem CLT, sem folha CLT, sem alguns documentos. Só os passos pertinentes rodam. Configuração por tipo de vínculo: CLT, PJ, estágio, terceiro.
Tem conformidade com LGPD? Sim. Logs imutáveis de cada acesso provisionado/revogado, criptografia at-rest, revogação automática no desligamento e relatório anual de auditoria. DPO assina relatório.
Quanto custa para implementar? Setup: R$ 35K-75K dependendo do número de sistemas integrados. Licença anual: R$ 12K-28K. ROI típico em 4-8 meses pelo headcount evitado em RH-ops.
E o offboarding? Mesmo workflow no reverso. Revoga todos os acessos em < 5 minutos após confirmação. Crítico para compliance e segurança. evita ex-funcionário com acesso esquecido.
Posso customizar etapas? Sim. Cada step do workflow é configurável via painel admin (não precisa código). Time RH pode adicionar etapas próprias da empresa (welcome kit, mentor, etc).
Funciona com 100% de provisão automática? Em sistemas com API moderna (SCIM, Google Workspace, Microsoft 365), sim. Sistemas legados podem precisar de step manual confirmatório, mas o workflow lembra e cobra.
Como o gestor é envolvido? Recebe notificação no Slack/Teams com checklist de '30/60/90' templates e lembrete de 1:1 inicial. Pode marcar tarefas próprias (apresentar time, alocar projeto, etc).